Wie wij zijn
Voicehook is een dienst van Arimpex B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 33143750. Vragen over privacy stel je via info@arimpex.nl.
In deze verklaring staat welke gegevens Voicehook verwerkt, waarvoor, bij welke partijen, hoe lang, en welke rechten je hebt. We beschrijven het zoals het technisch werkt, niet mooier.
Twee rollen: jij en je gesprekspartner
Voicehook heeft met twee soorten mensen te maken.
- Jij, de gebruiker. Voor je account (je nummer, je naam, je betaling) is Arimpex B.V. verwerkingsverantwoordelijke.
- Je gesprekspartner. De persoon die je belt, staat in je opname en transcript. Voor die gegevens ben jij als gebruiker verwerkingsverantwoordelijke: jij besluit het gesprek op te nemen en bepaalt wat er met de uitkomst gebeurt. Voicehook is daarbij verwerker en werkt in jouw opdracht.
Gebruik je Voicehook zakelijk, dan leg je die rolverdeling vast in een verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens we verwerken
| Gegevens | Waar het vandaan komt |
|---|---|
| Je mobiele nummer | Je vult het in bij aanmelden. Het is ook je inlog en het nummer dat de ander ziet als je belt |
| Je naam | Je vult hem in bij aanmelden |
| Opnames (audio) van je gesprekken | Gemaakt tijdens gesprekken die je vanuit de app voert, of die je zelf uploadt |
| Transcripten | Het uitgeschreven gesprek |
| Afspraken en learnings | Uit het transcript gehaald |
| Gegevens over het gesprek | Het nummer en, als die in je contacten staat, de naam van je gesprekspartner; tijdstip en duur |
| Contacten | Naam en nummer van de contacten die je in Voicehook zet |
| Betaalgegevens | Je kaartkoppeling en betalingen lopen via Mollie |
| E-mailadressen en webhook-adressen | Die je zelf als bestemming instelt; een e-mailadres krijgt pas iets nadat het met een link is bevestigd |
| Push-abonnement van je toestel | Als je meldingen aanzet; weg zodra je ze uitzet of je account verwijdert |
| IP-adres en tijdstip bij inloggen en sms-aanvragen | Alleen voor beveiliging (misbruik en raden van codes tegengaan); na uiterlijk 90 dagen gewist |
Opnames, transcripten, afspraken en learnings kunnen alles bevatten wat in een gesprek wordt gezegd, ook namen, telefoonnummers en bedragen.
Cookies en meten: de website en de app gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen bezoekersstatistieken van derden. De app bewaart je inlogsleutel lokaal in je browser, zodat je ingelogd blijft; uitloggen wist hem. Lettertypen staan op onze eigen server, dus ook daarvoor maakt je browser geen verbinding met een derde.
Waarvoor we ze gebruiken
- De dienst leveren: bellen met jouw nummer in beeld, het gesprek opnemen, uitschrijven, de afspraken en learnings eruit halen en die afleveren bij de bestemmingen die jij kiest (webhook, e-mail, API of MCP, pushmelding).
- Inloggen en je nummer bevestigen: met een sms-code, zonder wachtwoord.
- Betalen: je kaart koppelen en je bundel afrekenen.
- Beveiliging: misbruik tegengaan, bijvoorbeeld met limieten op inloggen, sms-codes, de API en MCP.
- Herstel na een storing: versleutelde backups van de database (zonder audio).
Grondslag
We verwerken je gegevens omdat dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren: zonder je nummer, je opnames en je transcripten kan Voicehook niet doen waarvoor je het gebruikt.
Voor de gegevens van je gesprekspartner ben jij verwerkingsverantwoordelijke. Jij hebt daarvoor een eigen doel en grondslag nodig, en jij informeert je gesprekspartner waar dat moet. Zie de veelgestelde vragen voor uitleg over opnemen en zakelijk gebruik.
Wat er met audio en tekst gebeurt
- Opname. Onze telefoniepartner Telnyx maakt de opname tijdens het gesprek. De opname staat kort bij Telnyx (opslag in de VS) tot Voicehook hem ophaalt. Daarna verwijdert Voicehook hem bij Telnyx automatisch, doorgaans binnen enkele minuten na het gesprek.
- Opslag. Op servers van Voicehook in Duitsland (Hetzner), niet publiek bereikbaar, alleen voor de eigenaar van het account.
- Uitschrijven. Lokaal op onze eigen server, met een open-source spraakmodel (Whisper). De audio gaat hiervoor niet naar een andere partij.
- Afspraken en learnings eruit halen. Het transcript, dus tekst, wordt verwerkt door Anthropic (Claude) in de VS. Daarin kunnen namen, nummers en bedragen staan. De audio gaat niet naar Anthropic.
- Levering. Naar de bestemmingen die jij kiest: webhook, e-mail, API of MCP, pushmelding.
Subverwerkers
| Partij | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Telnyx LLC | Telefonie, opname tijdens het gesprek, sms-codes | VS (opname kort, daarna verwijderd) |
| Anthropic PBC | Afspraken en learnings uit het transcript halen (tekst) | VS |
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de servers | Duitsland |
| Mollie B.V. | Betalingen (kaartkoppeling) | Nederland |
| Balansinternet (eigen beheerde backupserver bij deze hostingpartij) | Versleutelde databasebackups | Nederland |
Doorgifte buiten de EU
Twee subverwerkers zitten in de Verenigde Staten:
- Telnyx maakt de opname tijdens het gesprek en verstuurt sms-codes. De opname staat daar kort, tot Voicehook hem heeft opgehaald en verwerkt; daarna wordt hij automatisch verwijderd.
- Anthropic krijgt de tekst van het transcript om er de afspraken en learnings uit te halen. De audio gaat niet naar Anthropic.
Voicehook verwerkt dus niet alles binnen de EU. Dat zeggen we liever hier dan in de kleine lettertjes. Heb je vragen over deze doorgifte, mail dan info@arimpex.nl.
Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Opname (audio) | Jij kiest: 1, 7, 14 of 30 dagen, of 2, 3, 4, 6 of 12 maanden. Standaard 30 dagen. Daarna wordt het audiobestand automatisch gewist (dagelijkse taak). Audio zit niet in backups |
| Transcript, afspraken en learnings | Tot jij ze verwijdert, per gesprek of met je hele account |
| Kopie van de opname bij Telnyx | Automatisch verwijderd zodra Voicehook de opname heeft opgehaald en verwerkt |
| Backups van de database (zonder audio) | Versleuteld, dagelijks gemaakt, 14 dagen bewaard. Wat je verwijdert, is dus uiterlijk 14 dagen later ook uit de laatste backup verdwenen |
Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen of vragen om beperking van een verwerking.
Veel daarvan regel je zelf:
- Verwijderen: in de app verwijder je een los gesprek, of je hele account met alle gesprekken (Instellingen). Via de API kan het per gesprek (
DELETE /v1/calls/{id}). - Exporteren: in de app exporteer je al je gesprekken als JSON. Via de API haal je ze op met
GET /v1/calls. - Inzien: je gesprekken, transcripten, afspraken en learnings zie je in de app en via de API.
Lukt iets niet zelf, of gaat het om iets anders, mail dan info@arimpex.nl.
Ben je gebeld door iemand die Voicehook gebruikt? Dan is die persoon verantwoordelijk voor de opname van jullie gesprek. Neem in de eerste plaats contact op met degene die jou belde. Heb je een vraag aan ons, mail dan info@arimpex.nl.
Beveiliging
Elke gebruiker ziet alleen zijn eigen gegevens. API-sleutels worden alleen als hash opgeslagen. Webhooks zijn ondertekend en gaan alleen naar https-adressen. Backups zijn versleuteld en bevatten geen audio. Meer daarover op de pagina Beveiliging.
Klacht
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via info@arimpex.nl. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Verandert er iets aan hoe Voicehook gegevens verwerkt, bijvoorbeeld een nieuwe subverwerker, dan passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.