Waarom een verwerkersovereenkomst
Neem je zakelijk gesprekken op, dan ben jij onder de AVG verwerkingsverantwoordelijke voor die gesprekken. De stem en de woorden van je gesprekspartner zijn persoonsgegevens. Jij bepaalt waarom je opneemt en wat er met de uitkomst gebeurt.
Arimpex B.V., de partij achter Voicehook, is daarbij verwerker: wij nemen op, schrijven uit, halen de afspraken en learnings eruit en leveren ze af, in jouw opdracht. Die rolverdeling leg je vast in een verwerkersovereenkomst.
De verwerkersovereenkomst hoort bij de bundel Zakelijk (€39 per maand).
Wat de verwerkersovereenkomst regelt
Rollen en opdracht
Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gesprekken, Arimpex is verwerker. Voicehook verwerkt de gesprekken om de dienst te leveren: opnemen, uitschrijven, afspraken en learnings eruit halen en afleveren bij de bestemmingen die jij kiest.
Subverwerkers
De subverwerkers staan op naam:
| Partij | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Telnyx LLC | Telefonie, opname tijdens het gesprek, sms-codes | VS (opname kort, daarna verwijderd) |
| Anthropic PBC | Afspraken en learnings uit het transcript halen (tekst) | VS |
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de servers | Duitsland |
| Mollie B.V. | Betalingen (kaartkoppeling) | Nederland |
| Balansinternet (eigen beheerde backupserver bij deze hostingpartij) | Versleutelde databasebackups | Nederland |
Twee daarvan zitten in de VS. Telnyx maakt de opname en bewaart die kort, tot Voicehook hem heeft opgehaald; daarna wordt hij daar automatisch verwijderd. Anthropic krijgt de tekst van het transcript, niet de audio. Het uitschrijven zelf gebeurt op onze eigen server in Duitsland.
Bewaartermijnen
- Audio: jij kiest de termijn, van 1 dag tot 12 maanden (standaard 30 dagen). Daarna wordt het audiobestand automatisch gewist. Audio zit niet in backups.
- Transcript, afspraken en learnings: blijven tot jij ze verwijdert, per gesprek of met het hele account.
- Backups van de database: versleuteld, dagelijks, 14 dagen bewaard, zonder audio.
Beveiliging
Tenant-isolatie (ieder account ziet alleen zijn eigen gegevens), API-sleutels alleen als hash, ondertekende webhooks die alleen naar https gaan, limieten op API, MCP, inloggen en sms, versleutelde backups, en transcripten die als onbetrouwbare invoer worden behandeld. Zie Beveiliging voor de details.
Bijstand bij de rechten van betrokkenen
Vraagt iemand jou om inzage in of verwijdering van een gesprek, dan kun je dat met Voicehook zelf afhandelen: gesprekken inzien, exporteren als JSON en verwijderen kan in de app en via de API. Heb je daarbij een vraag aan ons, mail dan info@arimpex.nl.
Verwijderen na het einde
Stop je met Voicehook, dan verwijder je je account met alle gesprekken zelf in de app, onder Instellingen. Exporteer eerst wat je wilt bewaren. Wat verwijderd is, is uiterlijk 14 dagen later ook uit de laatste backup verdwenen.
Wat jij zelf regelt
De verwerkersovereenkomst regelt de techniek en de rolverdeling. Een paar dingen blijven bij jou als verwerkingsverantwoordelijke:
- Een doel en een grondslag voor het opnemen van gesprekken.
- Je gesprekspartners informeren dat je opneemt en waarom, waar dat nodig is.
- Als werkgever: zorgvuldig zijn met het opnemen van gesprekken van je personeel. Dat is een zwaarder verhaal dan je eigen klantgesprek terugleggen.
- Een passende bewaartermijn kiezen voor de audio.
Meer uitleg staat in de veelgestelde vragen. Dat is algemene uitleg, geen juridisch advies.
Aanvragen en ondertekenen
Mail naar info@arimpex.nl met:
- de naam van je organisatie en je KvK-nummer,
- het mobiele nummer van je Voicehook-account,
- de naam en het e-mailadres van degene die tekent.
Je krijgt de verwerkersovereenkomst dan toegestuurd om te ondertekenen.